Achmea heeft voor al haar divisies één online werkomgeving opgezet, geïntegreerd met SAP. Geen sine cure, gezien het aantal medewerkers. Nu zet het concern haar tanden in de vraag hoe je moet inspringen op ‘het nieuwe werken’ en ‘bring your own device’.

Een ‘intranet’ kan het eigenlijk niet meer genoemd worden. Achmeanet, de centrale online omgeving voor de 22.000 medewerkers van Achmea, is uiteraard een traditioneel communicatiemiddel voor het hele verzekeringsconcern, maar ook een plek om teams te vormen en te vinden en online samen te werken, je arbeidsvoorwaarden te regelen, deskundigheid te vinden of gewoon je werk te doen. In zijn huidige opzet ging Achmeanet in 2009 live, gebaseerd op Office Sharepoint Server 2007 aan de ‘voorkant’ en een integratie met SAP aan de ‘achterkant’. Maar van dat laatste zullen weinigen iets merken.

Coos de Groot, manager corporate media bij Achmea, ervaart de ontwikkeling van het intranet een beetje als zijn biografie binnen het bedrijf. Hij was al betrokken bij de voorloper uit 2003, een combinatie van Websphere met het toenmalige PeopleSoft HR-pakket, waarmee een groot aantal self service-mogelijkheden werd geïntroduceerd. “Nu is Achmeanet een optelsom van de openheid in communicatie die Interpolis, waarmee Achmea is gefuseerd, altijd al probeerde na te streven, en tegelijkertijd meer de online self services die Achmea belangrijk vindt.”

Het samenbrengen van de traditionele intranetfunctie, samenwerkmogelijkheden en self-service in een omgeving die één consistente indeling en vormgeving heeft voor heel Achmea, is een stap in de ontwikkeling van een conglomeraat van gefuseerde verzekeringsmaatschappijen naar één concern. “We hadden wel 20 verschillende divisie-sites. Dat is geen manier om bij één Achmea te geraken”, zegt De Groot.

Werkplek

Wie bij Achmea zijn browser opstart komt vanzelf op Achmeanet terecht. De homepage biedt bedrijfsnieuws en een snelweg naar subsites van de divisies en andere veelgebruikte onderdelen. Elke medewerker beschikt ook over een persoonlijke en volledig aanpasbare ‘werkplek’, met applicaties en informatiebronnen. Achter de tab ‘diensten’ is een complete webshop voor de interne dienstverleners te vinden met onder andere de mogelijkheid HR-transacties te doen. Een eenvoudige integratie: “Wil je bijvoorbeeld onkosten declareren, dan wordt de gebruiker via de Achmeanet-navigatie geleid naar de SAP functie, die wordt getoond in een venster van Achmeanet.” Vanuit IT-optiek was deze eerste integratie natuurlijk niet zo’ n zware ambitie, bevestigt Oscar Mulders, partner bij The Next View en betrokken bij de ontwikkeling van Achmeanet als online werkomgeving. “We wilden een intuïtieve bereikbaarheid voor medewerkers snel realiseren en tegen een aanvaardbaar kostenniveau.”

Volgende fase

Maar inmiddels ligt de volgende fase van Achmeanet al op de tekentafel. Naast de invoering van Sharepoint 2010, begin 2012, staat ook diepere integratie met SAP via Duet op de agenda. Mulders: “Duet Enterprise biedt kansen voor een doorbraak voor interne dienstverleners om hun selfservice te verbeteren. Bovendien komen nieuwe werkterreinen binnen handbereik. Het kiezen, inschrijven en deelnemen aan opleidingen bijvoorbeeld. Sharepoint is de plek waar de gebruiker zijn profielgegevens bijhoudt en waar het samenwerken start. De kracht van SAP is te vinden in een gestructureerde opleidingscatalogus en de cursusadministratie. De combinatie leidt tot waardevolle scenario’s. Zonder Duet zou een geheel nieuwe applicatie moeten worden gebouwd.” Mulders doelt daarbij op het nieuwe Duet Enterprise, het platform waarin bedrijven hun eigen integratiescenario’s tussen Microsoft- en SAP-omgevingen kunnen realiseren. Hij ziet al voor zich hoe het dan werkt: “Ik kies een cursus in Achmeanet, schrijf me in via Duet, en op het moment dat de cursus wordt gestart, is er al een virtueel klaslokaal opgezet.”

Het is geen technologiegedreven traject, benadrukt De Groot. “Je zit in dit soort intranetprojecten vaak in een permanente inhaalslag, omdat je nog niet gerealiseerd hebt waar iedereen in de eigen privésituatie al lang aan gewend is. Maar als wij over een jaar of 2 niet in staat zijn elementaire functies als een agenda of beschikbare kantoorplekken op een smartphone te laten zien, of als je als leidinggevende niet je persoonlijke takenlijst, je projectbudget en het achterstallige werk van de dag in één lijst kan zien, dan hebben we de boot gemist en zijn we weg.” De invoering van Sharepoint 2010 met mogelijkheden voor geavanceerd en profielgebaseerd zoeken en social media is daarin een stap. “Anders gaat het op een andere manier, want mensen willen ook in hun werk gewoon over Twitter- of LinkedIn-achtige functionaliteiten kunnen beschikken.”

BYOD

Ook een belangrijk verschijnsel waar De Groot en Mulders niet omheen kunnen is ‘bring your own device’, met de alomtegenwoordige iPad als voorbeeld. Met zo’n draadloze tablet komt ‘het nieuwe werken’ weer een stap dichterbij. “We zijn op weg naar wat je ‘het draagbare kantoor’ zou kunnen noemen, stelt De Groot. “Met die gebruikersgeoriënteerde online werkomgeving hebben we het hier bij Achmea behoorlijk druk”, vult Mulders aan. “Welke functies van SAP gaan we dan via Achmeanet beschikbaar stellen? Vooral voor onze securityspecialisten zijn dat behoorlijk taaie vraagstukken.” Met de voorgenomen vernieuwing raakt Achmeanet de grenzen van wat standaard mogelijk is. Een reden waarom SAP en Microsoft direct betrokken zijn bij de ontwikkeling van Achmeanet. “En dat gaat zeer voortvarend. Zo heeft Achmea onlangs deelgenomen aan het door SAP en Microsoft georganiseerde Velocityprogramma. In één week hebben we in Walldorf met specialisten van Achmea, SAP en Microsoft de belangrijkste uitdagingen getoetst.”

Bij de vernieuwing gaat het niet alleen om de 22.000 medewerkers van Achmea. Ook de partnerbedrijven en tussenpersonen hebben bijvoorbeeld behoefte aan online samenwerkingsmogelijkheden in Achmeaverband. Hoe geef je die op een veilige manier een ‘venster’ op Achmeanet? Mulders: “We dachten 2 jaar geleden al een deel van de functionaliteit voor ze te kunnen openzetten, maar dat is nog niet gelukt. Intussen is iedere business zijn eigen extranet voor tussenpersonen aan het organiseren. We gaan er komen, maar eerst moet het vraagstuk van toegang, autorisatie en rollen opgelost worden. En dat is veel meer dan een business-, laat staan een technisch vraagstuk. Dan heb je het over de introductie van nieuwe manieren van werken en omgaan met informatie.”

Dit artikel is met toestemming van de redactie overgenomen uit VNSG Magazine.  
Interview: Ton Siebelink
Tekst: Freek Blankena